Tags:

Böylesine anlaşılmaz bir başlık için özür dilerim ancak bence şirketlerin toplantılarında olanlar daha anlaşılmaz.

Şirketlerde de farklı türde kayıplar oluşur. Örneğin “yeni bir fikir” çoğu şirketin içinde farklı departmanlarda, farklı insanlar tarafından ve farklı sebeplerden dolayı engellenir. Olayı bir futbolcunun bir dizi rakip oyuncuyu geçme mücadelesine benzetebilirsiniz … her rakip ufak bir sürtünme yaratsa bile sonunda koşan futbolcunun dengesini kaybedip düşmesi pek muhtemeldir, zaten geçip golünü attığında “büyük futbolcu” olur. Peki yeni bir fikir hiç bir engele takılmadan ilerlemeli mi ? Hayır, ama konu ile ilgili engele takılmalı. Örneğin bir yöneticinin şahsi çıkarları ile çelişmesine kurban olmamalı, işle ilgili bir eleştiri almalı, fikir ilerletilerek daha iyi ve dayanıklı hale getirilmeli.

Sürtünme, hareket eden her şeye enerji kaybettirir, koşan bir kişiye, giden bir arabaya … ve yeni fikirlere …

Bugünlerde çok moda … toplantıya giriyorsunuz herkesin önünde bir bilgisayar, bir yandan ekranı seyrediyorlar bir yandan sizi dinlermiş gibi yapıyorlar … enteresan bir şey bu … ben bu kadar yetenekli olmadığım için toplantılara bilgisayarsız katılıyorum.  Toplantıda belki de şirketin gelecek 10 yılını belirleyecek konulara girilip çıkılıyor diğer yandan da gelip giden e-posta mesajlarına … İşte size doğal bir sürtünme kaynağı, kısacası “konuyu anlamamak”, anlamadığı için fikri ilerletememek, anlamadığı için engel olmak …

Eskiden nasıl yönetiliyordu bu şirketler ?

Yeni fikirler statükonun e-posta mesajları arasında ezilip gidebiliyor, peki her şey olduğu gibi devam ediyor mu ?

Aslında hayır, dışarıdan bakanlar bu değişimi ve güç kaybını görüyorlar ama içeride olanlar durumun farkında değiller, tıpkı yavaş yavaş ısınan suyun içindeki kurbağanın “oh ne güzel, kemiklerim ısındı” diyerek pişmesi gibi bir durumdur bu.

Bir işin doğru yapılması, hızla hedefe ulaşılabilmesi için konsantre olmak gerekir. Eğer aklınızı bir çok işe bölmeye kalkarsanız muhtemelen işlerin hiçbiri tam olmayacaktır. Ne demiş Konfüçyüs  : “İki tavşanı kovalayan hiç birini yakalayamaz”.

1. Zamanında Başlayın. Uçağa 15 dakika geç gitmiyorsunuz, iş görüşmesine 15 dakika geç kalmıyorsunuz. Bu sayede uçağı kaçırmıyor, işe alınıyorsunuz  sonra da insanları toplantı odasında bekletiyorsunuz … Niçin ?

2. Net Hedefiniz Olmalı. Niçin bu toplantıya katılıyorsunuz ? Sizin bulunmanızı kim istedi ? Toplantı ne zaman bitecek ? Toplantının başarılı geçtiğini nasıl anlayacaksınız ? Toplantıda bu sorulara cevap bulmalısınız.

3. Hazırlık Yapın. Gerekli olabilecek bilgileri, dökümanları önceden hazırlayın. Toplantı nerede yapılacak, siz oraya nasıl ulaşacaksınız ? Vakit kaybetmemek için önceden planlamış olmalısınız.

4. Konsantre Olun. Cep telefonlarınızı susturun, masanın ortasına koyun. Eğer cep telefonunuzu kullanmaya kalkarsınız 10 TL bağış yapın. Toplantıyı kısa tutarsanız toplantı esnasında gelen aramalara çabuk dönebilirsiniz.

5. Görsel Araçlar Kullanın. İnsanlar aldıkları bilginin yarısından fazlasını görerek elde ederler, vücut lisanınız sesinizin tonundan daha önemlidir, sesinizin tonuda ne söylediğinizden daha fazla dikkat çekecektir. Bir şeyi anlatmak istiyorsanız mutlaka görsel elemanlar kullanmalısınız.

6. Problem Çözün. Her şey iyi gidiyor ise niçin toplantı yapılır ki ? Toplantılar bir problemin çözümüne yardımcı olsun diye yapılırsa hem hedefi belli olur, hem de ne zaman biteceği. Çünkü ya problem çözülünce ya da katılanların çözüm yolunu anlamaları üzerine biter.

7. Problemin Olduğu Yerde Toplanın. Mümkün olan her zaman toplantıyı olay yerinde, problem veya konunun kaynaklandığı yerde yapmanızın faydası vardır. Bu sayede olay yerini inceleyebilir (görsellik), olayı daha kolay algılayabilir (konsantrasyon) ve ip uçlarına doğrudan erişebilirsiniz.

8. Zamanında Bitirin. Çünkü bir sonraki toplantıya zamanında yetişmelisiniz.

9. Toplantıların 3 düşmanından sakının

1. Toplantı yapıp tartışmamak
2. Tartışıp karar vermemek
3. Karar verip yapmamak

9+1 . Hiç Toplanmamak. Bu en iyi durumdur

* Aynı bilgi farklı yerlerde farklı programlara veya defterlere işlenir mi? Örneğin bir satınalma girişi muhasebenize ve deponuza farklı kişiler tarafından iki ayrı yerde mi işlenir ?
* Üretim bölümünüz bitirmek üzere olduğu bir siparişin bazı detaylarını son anda öğrenip planlanmamış bazı işlemler yapıyor mu ? Örneğin ürünün rengini değiştirmek, ambalajını değiştirmek gibi …
* Satış bölümünüz bir siparişin geciktiğini müşteriden mi öğreniyor yoksa önceden haberi oluyor mu?
* Toplantılarınızda bölümlerinizin elinde bulunan bilgiler birbiri ile çelişir, bunun için birbirlerinden şikayetçi olurlar mı? Haberim Yoktu şirketinizde çok kullanılır mı ?
Aslında bütün bunların çözümü çok zor değil, ancak bu problemler insanlık tarihi kadar da eski. Peki sizce niçin çözülemiyor ? Niçin siz çözemiyorsunuz ?
7problem_surec
Yukarıdaki gibi olayların sebeplerini sıralayalım, sebepleri yok edebilirseniz sonuçlarını da yaşamak zorunda kalmazsınız …
* Şirketlerde bilgiyi merkezileştiren ERP veya benzeri sistemler ya yok ya da işlevini yitirmiş durumda; her bölüm veya her çalışan kendini kurtaracak tedbirler ile meşgul. Kendi bilgisayarlarında kendi özel dosyalarında bulunan bilgi ile hareket ediyor olmak bunun en belirgin göstergesi.
* Bilgi kaynağında işleneceğine birden fazla yerde farklı zamanlarda işleniyor. Bu durumda doğruluğu ve güncelliği tartışmalı hale geliyor. Kimsenin güvenmediği bilgisayar çıktıları giderek merkezi sistemin itibarını yok ediyor.
<!–[if ppt]–>*Bölümler birbirlerinin tam olarak nasıl çalıştığını bilmiyor, sorulduğunda ise son derece karmaşık ve gizemli tanımlar ile karşılaşılabiliyor. Bu kadar olur mu diyorsanız farklı bölümleriniz ile bir toplantıya girin ve şirketinizin bir sürecini incelemeye başlayın ancak kimse kendi bölümünü anlatmasın, kendisinden önce veya sonra gelen işleyişi anlatsın bakın neler olacak.
.
Kısacası bgünün şirketlerinde herkes kendi alanını sıkı sıkı koruyor. Bu dışa kapalı, içe dönük çalışma biçimi karar süreçlerinin yavaşlamasına, zaman ve kaynak israfına yol açar, tabii bir de sinir bozucu toplantılara …
Halbuki ne olabilirdi :
Eğer bütün bölümler merkezi bir bilgi sistemini kullansa, raporlarını sadece bu sistemi kullanarak alsa idi kimsenin kimseden gizleyebileceği bir şey kalmazdı.
Eğer kişiler kendilerine ait dosyaları düzeltmeye çalışacaklarına merkezi sistemin hatalarını gidermeye çalışsalar idi herkesin kullandığı bilgi biraz daha doğru olacaktı.
Eğer bölümler birbirlerinin doğruluklarını test etmek için geliştirdikleri çapraz kontrollara harcayacakları zamanı sistemi geliştirmek için harcasalardı zaten bu çapraz kontrollara da gerek olmayacaktı.
İster kendi özel hayatımızda ister şirketimizin süreçlerinde “geleceğe dönük” zaman ayırmak ve çalışmak zorundayız, sadece bugünü düşünerek zamanı geçirdiğimizde kaçmaktan kovalamaya zaman bulamayacağımız ve bu fasit dairenin içinde şikayet ederek yaşayacağımız açıktır. İzlememiz gereken yol sadeleşmek ve her fırsatta, her noktada olması gerekeni hayata geçirmektir. Bunun için şirketimizin süreçleri içinde bulunan uygunsuzluk ve israfı kurumsallaştırıp el kitabı haline getirmek yerine yeniden ve yeniden bakarak fazlalıklardan kurtulmalıyız.