* Aynı bilgi farklı yerlerde farklı programlara veya defterlere işlenir mi? Örneğin bir satınalma girişi muhasebenize ve deponuza farklı kişiler tarafından iki ayrı yerde mi işlenir ?
* Üretim bölümünüz bitirmek üzere olduğu bir siparişin bazı detaylarını son anda öğrenip planlanmamış bazı işlemler yapıyor mu ? Örneğin ürünün rengini değiştirmek, ambalajını değiştirmek gibi …
* Satış bölümünüz bir siparişin geciktiğini müşteriden mi öğreniyor yoksa önceden haberi oluyor mu?
* Toplantılarınızda bölümlerinizin elinde bulunan bilgiler birbiri ile çelişir, bunun için birbirlerinden şikayetçi olurlar mı? Haberim Yoktu şirketinizde çok kullanılır mı ?
Aslında bütün bunların çözümü çok zor değil, ancak bu problemler insanlık tarihi kadar da eski. Peki sizce niçin çözülemiyor ? Niçin siz çözemiyorsunuz ?
7problem_surec
Yukarıdaki gibi olayların sebeplerini sıralayalım, sebepleri yok edebilirseniz sonuçlarını da yaşamak zorunda kalmazsınız …
* Şirketlerde bilgiyi merkezileştiren ERP veya benzeri sistemler ya yok ya da işlevini yitirmiş durumda; her bölüm veya her çalışan kendini kurtaracak tedbirler ile meşgul. Kendi bilgisayarlarında kendi özel dosyalarında bulunan bilgi ile hareket ediyor olmak bunun en belirgin göstergesi.
* Bilgi kaynağında işleneceğine birden fazla yerde farklı zamanlarda işleniyor. Bu durumda doğruluğu ve güncelliği tartışmalı hale geliyor. Kimsenin güvenmediği bilgisayar çıktıları giderek merkezi sistemin itibarını yok ediyor.
<!–[if ppt]–>*Bölümler birbirlerinin tam olarak nasıl çalıştığını bilmiyor, sorulduğunda ise son derece karmaşık ve gizemli tanımlar ile karşılaşılabiliyor. Bu kadar olur mu diyorsanız farklı bölümleriniz ile bir toplantıya girin ve şirketinizin bir sürecini incelemeye başlayın ancak kimse kendi bölümünü anlatmasın, kendisinden önce veya sonra gelen işleyişi anlatsın bakın neler olacak.
.
Kısacası bgünün şirketlerinde herkes kendi alanını sıkı sıkı koruyor. Bu dışa kapalı, içe dönük çalışma biçimi karar süreçlerinin yavaşlamasına, zaman ve kaynak israfına yol açar, tabii bir de sinir bozucu toplantılara …
Halbuki ne olabilirdi :
Eğer bütün bölümler merkezi bir bilgi sistemini kullansa, raporlarını sadece bu sistemi kullanarak alsa idi kimsenin kimseden gizleyebileceği bir şey kalmazdı.
Eğer kişiler kendilerine ait dosyaları düzeltmeye çalışacaklarına merkezi sistemin hatalarını gidermeye çalışsalar idi herkesin kullandığı bilgi biraz daha doğru olacaktı.
Eğer bölümler birbirlerinin doğruluklarını test etmek için geliştirdikleri çapraz kontrollara harcayacakları zamanı sistemi geliştirmek için harcasalardı zaten bu çapraz kontrollara da gerek olmayacaktı.
İster kendi özel hayatımızda ister şirketimizin süreçlerinde “geleceğe dönük” zaman ayırmak ve çalışmak zorundayız, sadece bugünü düşünerek zamanı geçirdiğimizde kaçmaktan kovalamaya zaman bulamayacağımız ve bu fasit dairenin içinde şikayet ederek yaşayacağımız açıktır. İzlememiz gereken yol sadeleşmek ve her fırsatta, her noktada olması gerekeni hayata geçirmektir. Bunun için şirketimizin süreçleri içinde bulunan uygunsuzluk ve israfı kurumsallaştırıp el kitabı haline getirmek yerine yeniden ve yeniden bakarak fazlalıklardan kurtulmalıyız.

Daha fazlası için ...