1. Zamanında Başlayın. Uçağa 15 dakika geç gitmiyorsunuz, iş görüşmesine 15 dakika geç kalmıyorsunuz. Bu sayede uçağı kaçırmıyor, işe alınıyorsunuz sonra da insanları toplantı odasında bekletiyorsunuz … Niçin ?
2. Net Hedefiniz Olmalı. Niçin bu toplantıya katılıyorsunuz ? Sizin bulunmanızı kim istedi ? Toplantı ne zaman bitecek ? Toplantının başarılı geçtiğini nasıl anlayacaksınız ? Toplantıda bu sorulara cevap bulmalısınız.
3. Hazırlık Yapın. Gerekli olabilecek bilgileri, dökümanları önceden hazırlayın. Toplantı nerede yapılacak, siz oraya nasıl ulaşacaksınız ? Vakit kaybetmemek için önceden planlamış olmalısınız.
4. Konsantre Olun. Cep telefonlarınızı susturun, masanın ortasına koyun. Eğer cep telefonunuzu kullanmaya kalkarsınız 10 TL bağış yapın. Toplantıyı kısa tutarsanız toplantı esnasında gelen aramalara çabuk dönebilirsiniz.
5. Görsel Araçlar Kullanın. İnsanlar aldıkları bilginin yarısından fazlasını görerek elde ederler, vücut lisanınız sesinizin tonundan daha önemlidir, sesinizin tonuda ne söylediğinizden daha fazla dikkat çekecektir. Bir şeyi anlatmak istiyorsanız mutlaka görsel elemanlar kullanmalısınız.
6. Problem Çözün. Her şey iyi gidiyor ise niçin toplantı yapılır ki ? Toplantılar bir problemin çözümüne yardımcı olsun diye yapılırsa hem hedefi belli olur, hem de ne zaman biteceği. Çünkü ya problem çözülünce ya da katılanların çözüm yolunu anlamaları üzerine biter.
7. Problemin Olduğu Yerde Toplanın. Mümkün olan her zaman toplantıyı olay yerinde, problem veya konunun kaynaklandığı yerde yapmanızın faydası vardır. Bu sayede olay yerini inceleyebilir (görsellik), olayı daha kolay algılayabilir (konsantrasyon) ve ip uçlarına doğrudan erişebilirsiniz.
8. Zamanında Bitirin. Çünkü bir sonraki toplantıya zamanında yetişmelisiniz.
9. Toplantıların 3 düşmanından sakının
1. Toplantı yapıp tartışmamak
2. Tartışıp karar vermemek
3. Karar verip yapmamak
9+1 . Hiç Toplanmamak. Bu en iyi durumdur