CengizPak.com.tr

Kararsız müşteriler, sözünde durmayan satıcılar ile nasıl planlama yapılabilir ki !

- Bize hammadde sağlayan satıcılarımız istikrarlı olmadığı için teslim tarihlerimiz de sapmalar oluyor.

- Müşterilerimiz o kadar çok fikir değiştiriyor ki, planlarımız alt üst oluyor.

Her türlü teslim tarihi probleminde bu iki sebepten biri ile suçu başkasına atabilirsiniz. Üstelik suçlu o sıralarda yanınızda olmadığı için bu bahaneleri kullanmak risk içermez.

Ancak unutmayın, sizin tedarikçileriniz hakkında söylediğiniz her şeyi müşterileriniz de sizin için söylüyordur. Kendinizi sakinleştirmek için bu gerekçeleri kullanın ama işinizi yönetirken aşağıdaki iki noktayı dikkate almak size para kazandırabilir.

- Her işletmede teslim tarihine uyamamak problemi vardır ve çoğu kez sebepleri tamamen dışarıda aranır.

- Bu işin tek suçlusu tedarikçiler veya müşteriler olmayabilir.

Durumun tümüyle kontrol dışı olduğunu kabul etmek herhalde en doğru yol değildir, problem haline gelen teslim tarihi konusun arkasında yatan gerekçeyi basit bir varsayım yaparak görünür hale gelebilir.

“Eğer siz size verilen siparişi o anda teslim edebilseniz müşteriniz fikrini değiştirecek zaman bulamazdı, eğer siz malzemeyi o anda verebilenden o anda alsaydınız tedarikçiniz sizi oyalayamamış olurdu (cümlenin ikinci kısmı birinci kısmın 180 derece tersi).”

Bu tür bir cümleden sonra en çok duyduğum cevaplar şunlar oluyor … gerçek dünyada sıfır zaman yoktur, bizim durumumuz farklı, böyle konuşmak kolay … vs vs…

O zaman şunu deneyelim ;

“Kutup Yıldızı kuzeyi gösterir, birisi bu yıldıza doğru giderse kuzeye gidiyor demektir, aksi yöne doğru yelken açtı ise güneye gidiyordur”

Şimdi ikinci bir varsayım yapalım :

“Üretim süresi veya teslime kadar geçecek olan süre uzadıkça belirsizlik artar.”

Örneğin 315 gün sonra saat 2′de bu ağacın altında buluşalım niyeti ile arkadaşınızdan ayrıldınız, aradan geçen 315 gün içinde o ağaç kesildi, belediye oradan yol geçirdi, siz başka bir ülkeye taşındınız, arkadaşınızın eşi o gün doğum için hastaneye kaldırıldı … aradan geçecek olan süre uzadıkça ihtimaller artar … en iyisi siz yarın buluşun.

Örneğin rakipleriniz 2 ay teslim süresi veriyor olsun. Bu durumda müşteriler en fazla 70-75 gün önceden siparişlerini kesinleştirir; hiç kimse bir yıl öncesinden kesin sipariş vermez verse bile 2 aylık döneme yaklaştıkça revize etme hakkı olduğunu düşünür ve revize eder.

Dolayısı ile bu durumda ilk 2 ay içindeki planlar oldukça kesindir. Daha uzun terminli siparişler ise müşterileri tarafından günü yaklaştığında revize edilebilecekleri için aynı kesinliği taşımazlar. Böyle bir ortamda sizin teslim süreniz 90 gün yani rakibinizden fazla ise aşağıdaki mekanizma çalışır :

1. Sizin planınızın değişikliğe uğrama ihtimali daha fazladır, çünkü her zaman kısa sürede teslim edecek olan firmaların koşulları pazarı yönlendirir ve sizi bu şartlara uymaya zorlar.

2. Size malzeme sağlayan firmaların planları da sizin planınız ile  beraber değişeceği için verdikleri hizmet seviyesinin düşmesi normaldir. Bu durumda müşterilerinizin size yaptığını siz de onlara yapmaya başladığınız için normal çalışan bir firmaya göre daha kötü şartları kabul etmek zorunda kalabilirsiniz.

İşte size fasit bir daire, çıkış yolu ise teslim süresini nasıl azaltırım diye düşünmek, yolunu bulmak ve uygulamak.

Teslim süresi ile stok seviyenizin arasında bulunan ilişki, darboğaz yönetimi ve israfın azaltılması sizi kuzeye götürür, yeter ki siz kuzey yıldızı diye başka bir yıldızın peşine düşmeyin.

* Kutup Yıldızı (Kuzey Yıldızı), dünyanın ekseni ile hemen hemen aynı doğrultuda olduğundan, diğer gökcisimlerinin aksine gün boyunca yer değiştirmez ve hep kuzeyi gösterir. Bu özelliği nedeniyle tarih boyunca yön bulma ve seyir amacıyla kullanılmıştır. Aynı nedenle, Demirkazık, Kuzey Yıldızı gibi isimler alır.

JIT (Just In Time – Her Şey Zamanında) aşağıda gördüğünüz 7 hedefe odaklanmış bir kavram olarak 1984 yılında popüler olmuştu. Uzun yıllar boyunca JIT’mi MRP’mi diye de tartışılmıştı. Artık bunları hiç duymuyorum.

Şimdi aşağıda bulunan hedeflere bir bakalım :

Sıfır Kusur

Parti Büyüklüğünde Sıfır Fazlalık

Sıfır Set-Up Süresi

Sıfır Arıza ve Duruş

Sıfır Boşuna Hareket

Sıfır Teslim Süresi

Sıfır Dalgalanma

Tabii insan bunları okuyunca kim istemez bunları ama hayaller ile kaybedecek zamanımız yok diye düşünmeden duramaz. Zaten Amerikalılar daha o zamanlar JIT kelimesini gerçek hayata uyarlayarak JIC – Just In Case olarak kullanmaya başladılar, böylece ne çıkarsa bahtına durumuna hızlı geçiş yapmışlardı.

Daha sonraları benzer cümleleri ve hedefleri “Yalın” başlığı altında duymaya başladık. Son 60 yılda sanayi şirketlerini yola getirmek için her türlü kelime yaratıldı daha da çok yaratılacak gibi duruyor.

Kelimeler dünyada tartışılsa da şükürler olsun ki ülkemizde pek konuşulmuyor. Örneğin ben bir endüstri mühendisiyim ve benimle aynı sınıfta okumuş olan arkadaşlarım bile benim ne ile uğraştığımı anlamıyorlar (isteseler anlarlar tabii ama onlara ilginç gelmiyor … ).

Konuşulmaması kötü mü ? Bence değil. Böylece zihinler temiz kalmış oluyor. Böylece arada var olup kaybolan konular için zaman kaybetmemiş oluyoruz. Tıpkı 2000 yılı krizinde ülkemizde hiç bir şeyin olmaması gibi. Amerika da nerede ise kırmızı alarma verilecek biz de ise hiç bir telaş yok. Niçin ? Çünkü 2000 yılı krizinden etkilenecek bir veri tabanı yoktu, bir kaç kurum bazı tedbirler aldı, işte o kadar.

JIT’in hayal gibi görünmesinin sebebi bir kavram hatta bir vizyon ifadesi olmasıdır. Örneğin bir sokak satıcısı iken çok uluslu bir şirketin CEO’su olmayı düşünmek gibi bir şey … Bunun olabildiğini biliyoruz, o zaman JIT’in hedeflerine niye ulaşılamasın ki !

Bunun için yöntemler var. Normal şartlarda firmalar bu tip konulara girmeye pek istekli olmasalar da neyse ki onların müşterileri, devlet ve kanunlar, en son olarak da ekonomik durgunluk ve kriz bu tip konuları ismini anmadan şirketlerin önüne getirdi.

İşte yöntemler … Nasıl olacak kısmının cevabı

- Set-Up Azaltma Çalışmaları (SMED)
- Çalışanların Çapraz Eğitimi ve Yetenek Matrisi
- Tedarikçiler ile Stratejik İşbirlikleri
- 5S
- Otonom Bakım
- Kaynağında Kalite Kontrol
- Poka – Yoke Tasarımlar
- Fabrika Yerleşimi .. Grup/U-cell
- Ürün Ağacında Seviye Azaltımı
- KANBAN Kullanımı
- Görsel Yöntemler
- TAKT Time Kullanımı
- OEE Yöntemi
- Stok Kayıt Doğruluğu
- Darboğaz Yönetimi
- İsraf Azaltma
- Süreç Yalınlaştırma
- ERP Entegrasyonu (Yalın taraftarları bunu sevmeyecekler ama bu olmadan hangi bilgisayar programını kullanacaklarını söylerler ise çıkartırım)

Şimdi de diyeceksiniz ki bu kadar çok şey yapınca zaten olur. İşte bende tam bunu söylemeye çalışıyorum. Yukarıdakileri yapınca JIT veya YALIN listesinde yer alan hedeflere gidilebilir.

Şimdi gelelim nasıl yapılacağına.

Sakın her yöntemi şimdi tek tek anlatacağımı düşünmeyin, zaten bunları anlattığım yazılar ve seminerlerim var. Ama en önemli ayrıntıyı şimdi söyleyeceğim.

Yapmak için kalkacak, yapmak için yatacaksınız … Yapacağım diye masaya oturacak, lügatınızdan “olmaz”, “olmuyor”, “kimse yapamamış”, “vaktim yok”, “vakti yokmuş” gibi ne kadar “negatif” kelime ve fikir var ise çıkartacaksınız. Yönetim hangi konu olur ise olsun öncelik listesinde üst sıraya alacak ve izleyecek, gereken zaman ve paranın ayrılmasını sağlayacak. O zaman hangisini isterseniz onu yapabilirsiniz.

Ama çalışanlarınızı konuşmak için 15 dakika bir araya getiremeyecek kadar vaktiniz yok ise boşuna uğraşmayın. Ancak unutmayın ki hayat böyle geçmez, rekabet yakanıza yapışır, bir köşede sizi pataklamaya başlarlar. Bu “vakitsizlik sorunu” sadece şirketin başına sorun açmaz aynı zamanda çalışanlarını da etkiler. Çünkü onların kariyerlerinde ancak 1-2 kez gerçekleşebilecek “iyileştirme çalışması” gerçekleşmemiş olur, böylece bu tecrübeden mahrum kalırlar.

En iyisi bir plan yapmak ve uygulamak. Nereden başlamak gerektiğini anlamanız için bu konuları içeren bir SWOT analizi yapmanızı öneririm. Bu sayede bir yol haritası çıkartmak için önemli bir adım atmış olursunuz.

1. Stoğun sıfır olması diye bir şey yoktur, önemli olan firmanın yeni bir siparişe reaksiyon hızıdır.

2. Bunu sağlayabilmek için güvenilir bir öngörüye ihtiyacı olacaktır.

3. Öngörünün sağlıklı olması için ise öngörülen dönemin yeterince kısa olması gereklidir.

4. Kısa dönem öngörü için ise teslim süresinin kısa olması gerekli değil midir !

Kısa teslim süresi ile çalışan firmalar her zaman daha avantajlıdır, pazar paylarını arttırabilir, fiyatlarını bile daha yüksek tutabilirler.

Fakat bunu başarabilmek için ne yapılmalıdır, acaba çalışma envanterini arttırıp hazır beklemek bir çözüm mü?

Bu konuyu uzun uzun tartışmak belki mümkün ama önce ana kuralları hatırlamakta yarar var.

Bir tesisin ortalama teslim süresi aşağıdaki formül ile ölçülür, bu formül geçerli olan üretim temposu ile imalat alanı içinde bulunan stoğun kaç gün içinde sıfıra ineceğinide söylemektedir.

Ortalama Teslim Süresi = İmalat İçi Toplam Stok / 1 Günlük Ortalama Üretim

.

Firmanız belli bir siparişi 4 gün içinde teslim edebilir ancak formülün sonucu 45 gün gösteriyor ise muhtemelen bu sonuca erişebilmek için özel tedbirler almışsınız demektir.

Aslında bunun anlamı “her ne kadar imalat ağzına kadar dolu ise de bu siparişi aradan çıkartmaktır”.

Siz bir siparişi çarçabuk teslim etseniz bile firmanızın rekasiyon süresi artan envanter ile beraber artmaya devam eder (imalatın içi dolu iken bir siparişi yetiştirmek bir başka siparişi geciktirmek anlamına gelir).
İmalatın acil listeleri zamanla süper acil durumuna girer, firmanızın pazara reaksiyon süresini artar, satış bölümünüzün aldığı her yeni sipariş otomatikman “acil durumu” ile üretimin içine girer.

Kısa teslim süresini sağlayabilmek için daha yüksek envanter ile çalışmak gerektiği düşünülür. Bu sayede müşterilerimizin isteklerini daha çabuk karşılayacağımızı varsayarız.

Hemen satılmayacak ürünler ve yarımamuller için harcanmakta olan kapasiteyi kullanmamız gerektiğinde ise bu işleri yarım bırakır ve gerçek sipariş için çalışmaya başlarız; bunun sonucunda çalışma envanterimiz artar. Bu nedenle imalatın ortalama teslim süresi iyi analiz edilmelidir :

Eğer üretilen nesnelerin tümü (yarımamuller dahil) bitirildiğinde hemen satılacak ise pazarın talebi kapasiteyi aşmış demektir. Bu durumda firmanın izleyeceği yol kapasite arttırmak olabilir.

Eğer üretilenlerin sadece bir kısmı satılacak, üretilmekte olan yarımamullerin de büyük kısmı stoğa girecek ise o zaman ilk önce “fazla olan miktarın niçin üretildiği” sorgulanmalı, bulunan sebeplerin nasıl yok edilebileceği araştırılmalıdır.