CengizPak.com.tr

ERP nedir, Kurumsallaşma nedir

ERP (Enterprise Resource Planning – Kurumsal Kaynak Planlaması) kısaltmasındaki en önemli harf ?E? harfidir. ERP?nin en önemli özelliği, firmanın bütün departman ve fonksiyonlarını tek bilgi sistemi içinde birleştirmeye çalışmasıdır. Bu entegrasyon yaklaşımı olağanüstü tasarruflar sağlamasının yanında çalışma hızını da arttırır. Diğer yandan bölümler arası entegrasyon işletme içinde dolaşan bilginin kalitesini de yükseltir. Zaten bilgi kalitesiz olduğunda  sürecin içinde bulunan insanlar lunaparkta korku tünelinde gibi hissederler, önce korkarlar ama sonra bütün olanlaarın yalan olduğuna alışırlar, işte bu nokta kişi veya bölümlerin kendi sistemlerini geliştirmeye başladıkları noktadır ve ERP sisteminizden bir fayda ummak istiyorsanız ışıkları yakıp hayaletleri kaçırmalısınız.

Kurumsal olmak hakkında internet üzerinde bir araştırma yaptığınızda komik, yanıltıcı, eleştirel bir çok yazıya rastlayabilirsiniz. Bence ”kurumsallık” bir firmanın sürdürülebilir yönetim ortamı içinde hem dış hem de iç ilişkilerinde operasyonel mükemmellik seviyesi olarak tanımlanabilir. Aile şirketleri de kurumsal olabilir, kime ait olduğu belli olmayan şirketlerde son derece az kurumsal davranabilir.

ERP’den beklenmesi gerekenin, firmaların operasyonel mükemmellik çalışmasına olumlu katkıda bulunması, onların iç ve dış ilişkilerini doğru bilgi ile düzenlemesi, hızlandırmasıdır. İşte bu nedenle bizce ERP çalışması ile kurumsallaşma çalışması iç içe yürütülmesi gerekir, önce biri sonra diğeri şeklinde gerçekleştirmeye çalışmak gereksiz zaman kaybıdır.

ERP şirketinizin performansını arttırır, kurumsal davranış biçimini geliştirir

ERP bir entegrasyon yaklaşımıdır. Peki niçin entegre etmeye, farklı çalışmaları veya bilgi kümelerini bir biri ile konuşturmaya çalışıyoruz ?

Bunun cevabı tekrarlardan kurtulmak, dolayısı ile tekrarların yaratacağı hatalardan arınmak, zaman kazanmak ve doğru kararları daha hızlı verebilmek için.

Örneğin sipariş girişi esnasında depo mevcudu ? üretilmekte olanlar – müşteriye ait finansal bilgiler bir arada göründüğünde satış bölümünün müşteriye vereceği hizmet hem daha hızlı hem daha kaliteli olacaktır. Hizmet daha kaliteli olurken çalışanların görev tanımları da değişmektedir. Böyle bir sistemde satış temsilcisinin tek görevi siparişi bir kağıda yazmak değil, siparişi tümüyle değerlendirmektir.

Çalışma biçiminiz, ERP entegrasyonu derinleştikçe değişecek, beraberinde firmanızın işleyişi standartlaşacak, denetimi ve izlenmesi kolaylaşacak, iş yükü tüm şirket üzerine dağılacağı için bireysel kurtarıcılar yerine takım oyunu ortaya çıkacaktır. İşte size özlenen,yönetilebilir kurumsal firma profili …

Ancak entegrasyonu sağlamak söylendiği kadar kolay gerçekleşmez, sistem içinde yer alan herkesin doğru zamanda doğru bilgiyi aktarması başlangıçta pek mümkün olmaz; bu noktada ERP sisteminin en iyi yanlarından biri size yardımcı olacaktır.

ERP, şirketinizi şeffaflaştırır, bu sayede aksilikler çok çabuk ortaya çıkar ve üzerinden fazla zaman geçmeden düzeltilmesi sağlanmış olur. Hatasından ders alıp onu hızlı düzeltmek işini iyi yapmak isteyen bir kurumdan beklenmesi gereken değil midir.

ERP projesi ne kadar sürer

ERP projesi ile operasyonel mükemmellik çalışması iç içe olduğu için aslında hiç bitmez, ancak giriş ve yaygınlaştırma bölümlerini bir takvime bağlayabilirsiniz. Gelişme bölümü ise iş hayatınız boyunca devam edecektir.

Giriş ve yaygınlaştırma aşamaları yapılacak işin büyüklüğüne, kadronuzun zenginliğine ve bu işe ayıracağınız süreye göre değişir. Bir fikir vermek gerekir ise 15-30 kullanıcılı bir projenin giriş kısmının 1-3 ay, yaygınlaştırma adımının da bir 3 ay daha sürmesi normaldir.

Yapılacak işi tarif edemediğiniz durumda ise süre tamamen belirsizleşir. Bu nedenle çalışma sisteminizi basitleştirip hedefinizi netleştirerek ERP çalışmasını yürütmelisiniz. Ancak işler genellikle böyle yapılmaz, eline güçlü bir yazılım geçiren şirket daha karmaşık iş süreçleri tarif etmeye veya en kötüsü edememeye başlayabilir, açıkların yazılım veya yazılımcılar tarafından kapatılabileceği düşünülür daha doğrusu buna inanılmak istenir. Yol uzar, ilgi dağılır, bir süre sonra nerede yürüdüğünüzü bile hatırlamaz hale gelirsiniz. Süreç analizi … sipariş geliyor – iş emri açıyoruz – sevkiyat – fatura şeklinde yapıldığında bir birinden farklı şirket mi var !. Süreç analizi ve süreç basitleştirme başlangıçta düşünülse de bir an önce başlama heyecanı içinde çoğunlukla unutulur … ama siz unutmasanız iyi olur.

Zaten önemli olan ERP projenizin ne kadar süreceği değildir, çünkü ERP uygulaması firmanızın iyileştirme çalışmalarının bir parçası olmalıdır ve iyileştirme çalışmaları hiç bitmez. Asıl önemlisi bu çalışmayı niçin yaptığınızı iyi anlamanız, hedefe odaklanmanız ve işinizi geliştirmenizdir.

Unutmayın, sizden sonraki nesiller sizden doğru dürüst çalışan, kurumsal bir şirket beklemektedir.

Nereden başlamalı

Düzgün çalışan, sürdürülebilir yönetime sahip şirket olabilmek için nereden başlamalı ?

Bu sorunun cevabı çok belli ama hiç kimse başkalarının cevabı ile işe başlamamalı, kendi cevabını kendisi bulmalı. Ancak bu sorunuzun cevabını bulmanıza çok katkıda bulunacak bir senaryomuz var.

Diyelim ki size piyangodan iyi bir para çıktı. Bununla bir şirket satın almak için danışman şirket ile görüştünüz ve kendinize ait bir şirket olduğunu onlara söylemediniz. Bir süre sonra sizin şirketinizi size satmak istediler (çünkü size ait olduğunu bilmiyorlar), şimdi fiyatı düşürmek için bulacağınız bütün gerekçeleri yok ederek işinize başlayabilirsiniz.

ERP,  şirketleri, çalışanlarını ve iş ortaklarını iş yapma yöntemlerini yeniden düşünmeye, değişiklikler yapmaya çağırır ama insanların çoğu yıllardır izledikleri yolu değiştirmekten pek de hoşlanmazlar. ERP projelerinden umulan faydayı geciktiren sebeplerden biri de budur.

ERP projelerinin yarısı yazılım ise diğer yarısı bu değişimi yönetmek ve gerçekleştirmektir. Eğer ERP yazılımını etkin sipariş alma, imalatı yönetme, zamanında sevkiyat,  doğru bilginin firma içinde hızlı gezinmesi için kullanırsanız size fayda sağlayacaktır. Ancak ERP yazılımını kurarken kendi iş yapma biçiminizin olabilecek en iyi yol olduğunu, yazılımın buna ayak uydurması gerektiğini düşünür ve süreçlerinizin arasından gerekenleri değiştirmeyi hedeflemezseniz elde edebileceğiniz sonuçlara muhtemelen ulaşamazsınız.

Son zamanlarda internette ERP hakkında bir çok olumsuz ve hedefi belli olmayan, çoğu alıntı bir dizi yazı gördüm. Çoğunlukla ERP projesi yapmanın ne kadar güç olduğunu, büyük tehlikeler ile dolu olduğunu falan anlatıyordu. Bence bunların hepsi çok anlamsız.

Yıllar önce bir üniversitede düzenlenen bir panele katılmıştım, konuşmacılara göre ERP yıllarca süren, çok zor bir proje olarak tanımlanıyordu, bende söylenen sürelerde insan oğlunun AY’a gidebileceğini söylemiştim.
Aradan geçen yıllar bana şunu öğretti … ERP projelerine zor ve tehlikeli diyerek kullanıcının gözünü korkutmaya çalışanlar aslında ne yapılması gerektiğini kendileri de bilmeyenler.
Bir projenin uzun olup olmaması ile tehlikeli olup olmaması tamamen ayrı iki konu, ERP denilen bilgisayar düzeninin tehlikeli olması için firmanın sağduyularını terk etmiş olması, bilgisayara teslim olması gerekir … Siz böyle birini tanıyormusunuz, ben bizim ülkemizde böyle biri ile hiç tanışmadım.

Bu soruyu kimsenin gözünü korkutmak için sormuyorum. Zaten bir çok “ERP Danışmanlığı !” yapıyorum diyen kişinin niçin devamlı bu işi zor göstermeye çalıştığını anlamıyorum, herhalde “bakın bu zor işleri ben yapabilirim” demek için olduğunu düşünüyorum.

ERP projeleri şirketlerin yaptığı yüzlerce çalışmadan biridir, bir çok bölümü aynı anda ilgilendiriyor ve bir miktar sıkıcı olması dolayısı ile diğerlerinden ayrılıyor olabilir.

ERP projelerinin asıl maliyeti sistemi kurmak için sizin harcayacağınız zamandır. İş akışlarınızı gözden geçirmek, uyarlamak, farklı görüşleri uzlaştırmak, eğitim almak, prosedürleri yazmak … Bütün bunlar zaman alır.

Başladıktan sonra devamını getirmez iseniz projeniz çoğu gibi bir “yazılım çalışması olarak” tarihe geçer.

- Çok mu kötü ? Değil ama asıl fayda elde edilmemiş olur.
- Sağlanan ilerleme için değer mi ? Evet bence değer, çünkü bugün için bir şirketin ERP’nin yazılım yeteneklerinin az bir kısmını kullanarak bile kazanacakları projesini öder (çok çok fazla olmadığı durumda elbette).

Ancak asıl hedefiniz tutmamış olur. İşte bu yüzden ERP projesini sonuna kadar götürebilmek için güçlü sebepleriniz olmalıdır. Eğer canınızı kurtarmak için koşuyorsanız kazanacağınıza bahse girerim ama sadece koşmak için ısınıyorsanız sizi seyretmem için bir sebep yok ama size faydası olur. Bilmem anlatabildim mi !

Bugünlerde en güçlü sebeplerden biri “Müşteri Talebi”, “Müşteri Beklentilerini Karşılamak İçin” şeklinde olduğu söylenebilir. Bu olayın tetiklenmesi büyük, uluslararası firmaların kendi otomasyonlarını ilerletmiş olmaları ve sıranın tedarik zincirine gelmiş olması ile gerçekleşiyor …

Diğer bir güçlü sebep “Maliyet Düşürme” veya “Tasarruf Sağlama” ihtiyacıdır.

Pazarın fiyat baskısı karşısında otomasyon, yeniden yapılanma ve ERP sistemleri maliyet düşürme için kullanılabilecek güçlü araçlardır.

Firma yöneticileri çoğu kez bıçak kemiğe dayanana kadar yeni iş yapma yöntemlerini, iyileştirme çalışmalarını göz ardı eder. Bunun için radikal değişimler beklenir. Bütün göstergelere rağmen ileriye doğru bir adım atılmamasının sebebi “minimum enerji konumunu korumak istiyorum, gerçekle yüzleşmek istemiyorum, lütfen beni rahatsız etmeyin” ruh halidir.

Güçlü bir sebep ile beraber mümkün ise bir de güçlü destekçi çok iyi olur.

Bundan yıllar önce oldukça zor şartlar altında bir geçiş yapıyorduk, o kadar zor bir durumdu ki ortalıkta stok tanımları bile yoktu ama üretim yapılmalı ve faturalar kesilmeli idi …

Firmanın sahibine “Biraz sonra size gelecekler ve eski sisteme devam etmek istediklerini, başka türlü sizin istediğiniz işlemleri yetiştiremeyeceklerini söyleyecekler … Eğer “Evet” derseniz biz çıkıp gideriz, hep beraber bu taşın altına elimizi sokmalıyız dedim. Söylediklerim az sonra oldu, firma sahibi “Hayır”, yeni sistem ile devam etmek zorundasınız dedi … Bugün de devam ediyorlar.

ERP projeniz sürerken ortaya çıkacak konular, problemler, uzlaşmazlık noktaları çözülemedikleri zaman “projenin en üst destekçisine” gidecektir. Bu kişi kararları tartışılmayan, hızlı davranabilen bir kişi ise projeniz de hızlı yürüyecektir.

Gerçek bir sebep ve güçlü bir destekçi çoğu kez bir arada yoktur. Sebep firmanın elinde olan bir şey değil, o çoğu kez firma dışında ortaya çıkar ancak destekçi firmanın içinden bulunmalıdır.
Güçlü sebep ve destekçi, hatalı olmayan bir yazılım tercihi, hesaplanan proje maliyetini karşılayacak bütçeniz var ise artık önünüzde pek bir engel kalmamış demektir.

ERP projelerinde “minimum enerji konumu” tehlikesi

Çalışan bütün sistemlerde “minimum enerji konumuna” geçme eğilimi vardır. Minimum enerji konumu her sistem için farklı tarif edilse de asıl olarak enerjinin harcanmayacağı veya en az harcanacağı konum olarak düşünülmelidir.

Örneğin bir insan için hiç bir şey yapmadan sırt üstü yatıyor olmak, bir otomobil için motorunun çalışmıyor olması (hatta demonte durması), bir masa için 4 ayağının ve tablasının ayrı ayrı yerde duruyor olması (çünkü dört ayağı üzerinde durmakta olan masa farklı kuvvet bileşenleri sayesinde pozisyonunu korumaktadır) ve bir bardak suyun bardakta değil yere dökülmüş olarak durması (çünkü suyun bardak içinde durabilmesi için suyun basıncına karşı bardak direnmektedir) düşünülebilir. Peki sizin şirketiniz için minimum enerji konumu nedir ? Üretmiyor olmak, satmıyor olmak, kıpırdamıyor olmak … veya bunlara benzeyen diğer eylemsizlik ifadeleri.

ERP uygulaması açısından bakıldığında ise minimum enerji konumu “bilginin paylaşılmadığı”
ve “paylaşılması için bir çaba harcanmadığı” durumdur. Şirket çalışanları bir çaba içinde olmadıkları için enerjilerini korumuş olurlar.

Başlangıçta herkesin veya çoğunluğun istekli gibi göründüğü ERP projeleri niçin bu duruma düşer ?

Bazı projelerde başlangıçta yapıldığı düşünülen görevlendirme ve iş planı kısa sürede geçersiz hale gelir, bunun sebebi başlangıçta “gerçeğin” ne olduğunun kavranmamış olmasıdır.

Gerçek, şirketinizin iş yapma biçiminin değiştirileceği ve o güne kadar kendi başına davranan departmanların / insanların bir arada yaşamaları gerektiğini öğrenmek zorunda olduklarıdır.

Yapılması gerekenin çalışmak, uzlaşmak, yeniden organize olmak olduğu anlaşıldığında ilk başta hesaplanmayan iş yükü bazılarını ürkütür, bazılarını ümitsizliğe sürükler, bazılarının vakti olmadığı ortaya çıkar … sonuçta hiç bir şey yapmama süreci başlar, çünkü genel kanı yapılsa da olmayacağıdır.

Gerçekle yüzleşin ve ilerleyin

Şirket beklentileri ile kabiliyetlerini bir arada değerlendirmek ve iş planını buna göre adımlandırmak zorundadır.

Kendinize şu iki soruyu sormalısınız :
“Şirketim niçin bir ERP projesi gerçekleştirmek zorunda ?” arkasından da
“Ne (neler) olduğunda proje başarılı olarak kabul edilecek ?”

Bu soruları sormanızın sebebi bir ERP projesinin çok zor veya çok uzun süreceği değildir, iyi planlandığında zaten ne zordur ne de uzun sürer; ancak net hedef, çalışma ve katılım gerektirir, pozitif enerji gerektirir.

Kısacası “bakarsan bağ olur, bakmazsan dağ olur”.

Şimdi vereceğim liste size sıkıcı gelebilir ama ERP Projeleri sadece konuşarak yapılmıyor. İzlemeniz gereken hem bilgisayar yazılımlarının devreye alınması için yapılması gereken teknik veya düzenleme çalışmaları hem de mevcut süreçlerin yenileri ile yer değiştirip değiştirmedikleri (çalışanların bir yandan da eski düzeni koruyor olmaları sık rastlanan bir olaydır).

Örneğin Satınalma Bölümü ile ilgili bir çalışma yaparken :

- Talepten başlayıp depoya yerleştirme aşamasına kadar izleyeceğiniz yol ve ERP yazılımınızın hangi aşamalarda karşınıza çıkacağı
- Bu süreçte kullanılan formların listesi, hangileri ve nasıl yeni süreçte yer alacak, tasarımları nasıl olacak
- Normal olmayan bir durumda ne yapılacak (örneğin siparişte olandan fazla malzeme geldiğinde kim kime ne söyleyecek)
- Etiketleme yapılacak ise ne tür malzeme kullanılacak, etiketler tedarikçi tarafından mı sizin tarafınızdan mı hazırlanacak
- Malzeme depoya geldiğinde ne kadar süre içinde bilgisayar sistemine işlenecek, ne kadar sürede raftaki yerini alacak
- Geciken siparişleri tedarikçiye hatırlatmak için nasıl bir düzen kurulacak
- Malzemelere ait planlama parametreleri kim tarafından, hangi kurallara göre hazırlanacak, planlama parametresi eksik olan malzemeler için ne yapılacak
- Süreç inceleme ve güncelleme çalışması ne kadar sürede bir tekrar edilecek
- Yazılım kullanıcı girişlerinde neleri kontrol edip uyarmalı …

Bu liste gerçeğin sadece bir kısmı. Siz de ERP projenizde yer alan her bölüm, departman veya uygulama için bu tür listeler oluşturmalısınız. Takip için oluşturacağınız listelere ilaveten hem yönetimin hem de herkesin kolayca anlayabileceği “Anahtar Performans Ölçekleri – KPI – Key Performance Index” çalışması yapmanız da yolunuzu şaşırmamanızı sağlar. Örneğimizi yine Satınalma ile ilgili verelim.

- Malzemelerinizin A-B-C analizi sonucu kategorileri, her kategoride kaç değişik malzeme var
- Her malzemenin Stok Devir Hızı
- Dönem sonu malzemelerin depoda bekleme süresine göre puanlama
- Beklentilere uygun malzeme teslimat oranı
- Geciken malzemelerin oranı
- Kullanılamaz duruma geçen / ayrılan malzeme miktarı, oranı …

Bu listede uzayıp gidebilir, uzatmak kolay kısaltmak zordur. Firmanız için en önemli olanlarını her dönem değerlendirerek ilerlerseniz ne tarafa gittiğinizi de görmüş olursunuz.

ERP projesinin en eğlenceli kısmı satın alma sürecidir. Şirketin çeşitli güç merkezleri başlarına ne geleceğini kestirmeye çalışırken bir yandan destekleme bir yandan engelleme hamlelerine şahit olunur ama genellikle toplantı odaları kalabalıktır. Satınalma sürecinin sonuna doğru işin kimin tarafından yapılacağı, projeyi kimin yöneteceği, kimin ana kayıtları aktaracağı, kimin formları tasarlayacağı gibi gerçekle yüzleşme dönemine geçilir. İşte bu aşamada topu başka sahaya atma girişimleri başlar…

- Projeyi gerçekleştirmek için çoğunlukla genç birinin işe alınması ve projenin onun sorumluluğuna verilmesi. Buna ?sobeleme? yöntemi diyoruz. Şirkette yıllardır çalışan, tecrübeli ve işi bilenlerin bir kenara çekilip bundan sonraki yıllarda şirketin nasıl çalışacağını, süreçlerinin nasıl işleyeceğinin kararlarını şirketi hiç bilmeyen birisinden beklemek aslında kötü bir fikir değildir ancak projeyi ?benimsememe? göstergesi olabilir.

- MRP/ERP çalışmaları bazı şirketlere mühendislik veya bilgisayar çalışması gibi görünür ve proje çoğunlukla bilgisayar veya IT departmanına ihale edilir sonra da bu arkadaşların muhasebe bilgileri hakkında espriler üretilir. Her ne kadar projenin içinde yazılım ve donanım elemanları yer alsa da bu bir bilgisayar projesi değildir; çalışmanın hedefi şirketinizin iş yapma biçimini çağın gereklerine uyarlamaktır. İşin içinde hem iş bilgisi hem de yalınlaştırma arzusu olmalıdır. Eğer şirketin IT bölümünde bu tür bir çalışan var ise ne mutlu o şirkete.

- En çok boş vakti olanı proje yöneticisi yapma önerisi ile belki de toplantılara hiç katılmamış birisinin bir anda olayla yüz yüze kalması da oldukça heyecanlı ve eğitici bir yaklaşımdır çünkü bu sayede kimlerin çok meşgul olduğu da anlaşılmış olmaktadır. Bu yöntem ?dışarıdan gelen proje yöneticisi? yöntemine benzediği için sonuç sürprizler ile dolu olabilir. Yeni bir bakış açısı ile çok başarılı sonuçlar da alınabilir ancak bir kuralı ihmal etmemek şartı ile :
Ya seçilen kişi liderliği tartışılmaz birisi olacak ya da arkasında bir adım bile geri gitmeyen ve yönetim alanı herkes tarafından kabul edilmiş birisi olacak.

- Projeyi bir danışmana teslim etmek. Tecrübeli ve bilgisi kanıtlanmış bir danışman size çok faydalı olabilir ancak  her zaman proje sizin ve şirketinizin olmalıdır. Danışmanlar tıpkı ?kavramlar? gibidir, faydalıdır, bir çok çelişkiyi çözebilirler, yolunuzu çok kısaltabilirler ama onların önerilerini hayata geçirebilmeniz için uygulayıcılara, yani size ihtiyaç vardır.

- Projeyi demokratik ortamda değerlendirmek ve herkesin fikir birliğini aramak. Bu yöntem ?ne yapılacağını bilmiyorum veya sonuç kötü olursa ben karar vermiş olmayayım ?? anlamına da gelebilir.

ERP projesinin satınalma süreci eğlenceli olsa da gerçekleştirme sürecinin özellikle ilk kısmı zor ve gerilimlidir. Bu aşamada birisinin ortaya çıkması veya şirket tarafından bulunarak  olayı sürüklemesi gerekir, eğer herkesin üzerinde anlaşacağı bir senaryo aranmaya başlanır ise bu yıllar sürebilir.

ERP çalışmanızın başarılı olabilmesi için 2 nokta oldukça önemlidir, bunlar; “hedeflerinizin varlığı” ile “performans kriterlerinizdir”.

Eğer internet üzerinde “ERP projeleri niçin başarısız olur” diye küçük bir araştırma yaparsanız çok sayıda yazı bulacaksınız ancak bu moralinizi bozmasın. Öncelikle bu tür yazıların temel kaynağı “batı medyası” ve çoğunlukla ABD ‘ de yaşanmış örneklere dayanıyor. Diğer yandan bunlar 20-500 Milyon USD aralığındaki projeler (son zamanlarda bu fiyat aralığı daha aşağı indi), diğer bir deyimle Türkiye ölçeğinde hayal edilmesi güç, binlerce çalışanın organize edilmesi gereken projeler. Halbuki ülkemizde gerçekleştirilen projelerin bu büyüklük ile kıyaslanmaları, maliyet açısından aynı cümlede anılması bile mümkün değildir.

Ancak yine de Niçin herkes başarısız projelerden bahsediyor ? veya Niçin projeler başarısız oluyor ? sorularını içinde ERP geçen her proje grubu kendince cevaplaması gerekir, projelerin maliyet ve kullanıcı sayısı boyutu ABD örneklerine pek benzemese de içerikleri oldukça benzemektedir.

Bu tip çalışmalar içinde olan gruplar ellerine geçen yetenekli bir yazılım ile şirketlerinin zaten karmaşık ve kopuklukları olan sistemlerini daha da karmaşık hale getirmeyi bir beceri olarak görmeye başlayabilirler. Bu yaklaşım, süreçleri daha da uzun hale getirir ve bir anda “iş hedefleri” yerine “bir yazılımı kullanmak” hedef haline gelir … bu tuzağa o kadar kolay düşülür ki inanamazsınız. Bu devrede iş süreçlerinin basitleştirilmesi veya yalınlaştırılması çoğunlukla küçümsenir, “eğer basitleştirecek isek niçin gelişmiş yetenekleri olan bir yazılım aldık” sorusu bunun göstergesidir.

Halbuki firma bilmediği bir çalışmanın içinde değildir. Aksine çok iyi bildiği kendi günlük hayatını ve iş yapma süreçlerini değiştirmeye çalışmaktadır. Elbetteki asıl zorluk alışkanlıkların değiştirilmesi, bir arada çalışmanın getirdiği güçlükler ve sınırlardır.

Bütün yaşayan sistemler kendi hallerine bırakıldığı zaman minimum enerji harcayacakları pozisyonu elde etmeye çalışır, şirketler de böyledir.

Minimum enerji konumuna saplanmamak için yapılması gereken, pozitif enerji harcayarak şirketinizin entegrasyonunu ve dik durabilmesini sağlamaktır. İşte bunun için hedef olmalıdır ve bu hedefe doğru gidip gitmediğinizi gösteren performans kriterleriniz.

Hedefler ve Performans Kriterleri : Firmanız niçin ERP çalışması yapmak istiyor, hangi sorun canınızı yakıyor ?. Başlamadan önce firmanız hedeflerini net olarak ifade etmelidir, örneğin :

* Teslim tarihlerinizin uzun olduğunu düşünüyor ve azaltmak istiyorsunuz … bunun için rakkamsal bir hedef koyun … örneğin 4 hafta ortalama yerine 3 hafta ortalama olacak, % 25 azalacak.

* Stoklarınızın miktarı gözünüze yüksek görünüyor, stok devir hızınızın yavaş olduğunu düşünüyorsunuz … hedefiniz stoklarınızı % 50 azaltmak olabilir.

* Üretim maliyetinizi ERP entegrasyonu ile önce ölçebileceğinizi sonra azaltabileceğinizi planlıyor olabilirsiniz … peki hedefiniz % kaç azalması !

* Erken ve geç satınalmaların azaltılması diğer bir hedef olabilir ancak önce ölçmeli ve rakkamsal bir hedef belirlemelisiniz .

* Şirket için koordinasyon toplantılarına harcanan sürenin azaltılması da bir hedef olabilir, eğer entegrasyon sağlanır ise bu tip toplantılar yerine daha faydalı işler yapabileceksiniz.

* Günlük işleyişiniz içine bir bilgi birden fazla yerde ve kişi tarafından işleniyor olabilir, hedefiniz “sadece 1 kez işlenmesinin yeterli olmasıdır”

Bunlar gibi kendi şirketinize, sektörünüze, müşterilerinizin beklentilerine göre hedefleri çoğaltabilirsiniz. Sayısını abartmadan, para kazandıracak veya rekabet avantajı sağlayacak olanlara öncelik tanıyarak  bir  liste yapmalısınız. Şimdi elinizde hedefler ve ne olunca (performans kriteri) bu hedeflerin gerçekleştiğini gösteren performans kriterleriniz var.  Bundan sonraki aşama ERP çalışmasına başladığınızda sizi doğru yolda tutacak, sağda solda konuşulanları daha iyi değerlendirebileceğiniz, hatalı önerileri kolaylıkla süzebileceğiniz kavram ve metodlar hakkında temel bilgiyi edinmektir.

Yapılan araştırmalara göre çalışanların %5?i değişime çok açık ve çok isteklidir, bir diğer % 5 ise değişime açık olarak direnir (tıpkı siyasal görüş dağılımı gibi uçlar çoğunluğa sahip değildir). Geriye kalan %90 ise sessiz çoğunluğu oluşturur, bu grup ne karşı ne de taraftardır, bir köşede kimin galip geleceğini seyreder, konu ile ilgilenmeye başlamaları için mücadeleyi kimin kazanacağı belli olmalıdır.

İşte ERP çalışmasının başarısı bu büyük grubu harekete geçirmekte yatar. Ancak çoğu firma bu grubu ihmal eder, en istekli gruptan bir kaç kişiyi eğitimlere gönderir ve çalışmanın iskeletini oluşturmak ister. Neyin, niçin yapıldığının anlaşılmadığı ortamlarda süre uzar, uzayan süre çalışmayı hedefinden uzaklaştırır ve muhtemelen sonu gelmeyen bir proje olarak kayıtlara geçmesine sebep olur ve bir gün herkes unutur. Halbuki kaybedilecek zaman yoktur, süratle sessiz çoğunluk harekete geçirilmeli ve sistemi desteklemesi sağlanmalıdır. Bunun sağlanabilmesi için “sessiz çoğunluğun” bazen işitilen ama çoğu kez konuşulmayan endişeleri giderilmelidir.

Kısır döngülere dikkat

- Üst yönetim desteklemiyor & çalışanlar katılmıyor,
- patron istiyor çalışanlar direniyor,
- çalışanlar istiyor patron erteliyor,
- herkes olsun istiyor ama kimse istemiyor …

kısır döngüsüleri var ise kırılmalıdır. Tarafların ne yapınca desteklemiş olacakları ve ne yapmayınca engellemiş olacakları açıkça ifade edilmelidir.

Bu tip çalışmalarda üst yönetim yönlendirici ve destekleyici olmalı, bu tavrını çalışanların yetki ve sorumluluklarını arttırarak göstermelidir. Üst yönetime düşen bir başka görev de örnek olmaktır. Eğer çalışanlar eğitim toplantılarına katılıyor ise üst yönetim herkesten önce orada olmalı, başı çekmelidir.

Ancak yapılan genellikle bunun tersidir, üst yönetim çok meşgul olduğu için toplantılara gelmez; çünkü bu sırada  düzene sokulması düşünülen işler ile uğraştıklarını söylerler. Şirketin gelecek yıllarda nasıl çalışacağına karar verilirken odada olsalar daha iyi olmaz mı ?

Bazen bir katalizör gerekir

Uzun sürebilecek tartışmalara engel olabilmek ve herşeyi tarafsız bir bakış açısı ile gözden geçirebilmek için uygun ortam yaratılmalıdır. Bunun için temel olarak iki yol vardır.

- Endüstriyel danışman kullanımı
- Firma içinde çapraz takım oluşturma

Katalizör, işi bilmeyen (biliyor olsa bile bilmeyen birisi gibi inceleyebilen) ama sistematik sorgulamayı bilen biri olmalıdır. Bu sayede, bilindiği varsayılan süreçlerin, kuralların ve prosedürlerin herkes tarafından gerçekten anlaşılması sağlanmış olur. Aksi takdirde bugünkü düzeninizi bilgisayar ortamına geçirmekten başka bir şey yapamazsınız, üstelik yıllardır kök salmış informal düzeninizi (kurtulmak istediğiniz) bilgisayar ortamında canlandırmak için enerji harcamış olursunuz.