Eğer sisteminiz ?hiç vakti olmayan yöneticilerin bile kullanabileceği gibi? değil ise önemli bir verimsizlik kapısını ardına kadar açıyorsunuz demektir, çünkü ;
1. Yöneticiler görmek istedikleri raporları başkalarından istemeye başlayacaklardır. O başkaları da önemli bir zamanı kullanarak önce raporlar alacak, sonra da bunları görülmesi istenen biçime getirmeye çalışacaklardır.
2. Ne kadar hızlı olunursa olunsun yöneticinin önüne giden bilgide gecikme olacaktır. Geciken bilgi ile karar vermek ise oldukça tehlikelidir. Arabanızın sıcaklık göstergesi hep 15 gün önceki durumu gösterse başınıza neler gelebileceğini bir düşünün.
3. Yöneticileriniz, eğer kendileri kullanmaz ise, otomasyon sistemine yabancılaşabilir. Halbuki kullandığınız sistem yaşayan bir organizma gibidir, eğer içine yöneticiler de katılır ise etkinliği daha da artar, içeriği zenginleşir.
Ama bir problem var. Yöneticilerin, ya sistemi öğrenecek kadar vakitleri yoktur ya da sabırları …
Bu durumda alınması gereken ilk tedbir, tüm sistemin olmasa da yöneticilerin kullanacağı rapor ve analiz ekranlarının sadeleştirilmesi, grafiklerle desteklenmesi ve analizlerin gereksiz detaylardan arındırılmasıdır.
Sadeleştirme ve kolay kullanımın yanında, sisteminize internet üzerinden erişim imkanları eklemek (şirket dışında bulunan çalışanlarınızın erişimi için) faydalı olacaktır.
Alabileceğiniz bir diğer tedbir ise sistemden alınan raporları doğrudan yöneticilerin e-posta adreslerine göndermek olabilir. Bu sayede en azından yeniden düzenleme işlemi yapmamış olursunuz.
Şirketinin hangi bilgisayar programını kullandığını, kullanılan programın potansiyelini veya sorunlarını bilmeyen o kadar çok sayıda yönetici var ki, inanamazsınız (yoksa sizde mi!).
Halbuki bugünün iş hayatında ?bilgi sistemi? çok çok önemlidir. Umursamayarak daha ileriye gidemeyeceğinize göre ihmal etmemek yerinde olacaktır.