Bu toplantıyı yapmak gerekiyor mu ?
Forbes dergisinin araştırmasına göre yöneticilerin % 85′i katıldıkları toplantılardan tatmin olmadıklarını, etkinliklerinden şikayetçi olduklarını söylemişler.
Verimsiz ama zamanınızın yarısı muhtemelen bu tür toplantılarda geçiyor, Amerikalılardan çok farklı olmadığımızı düşünmek büyük bir hata olmaz. İşte Amerika’dan bazı istatiskler :
- Amerikada 1 gün içinde 11 milyon toplantı yapılıyor
- Bir çok yönetici bir ay içinde 62 toplantıya katılıyor
- Bir yönetici 1 hafta içinde ortalama 5.6 saatini toplantıda geçiriyor
- Her toplantının % 50′si verimsiz geçiyor, bunun sonucunda çalışan başına haftada 1 gün kayboluyor (5 yerine 4 gün çalışmış oluyorlar)
Peki şirketler bu sorunu nasıl çözebilir … veya nasıl çözecekler.
Gereksiz Toplantıları Yapmayın
Toplantılarınız için şu soruları soruyor olabilirsiniz.
- Bir alışkanlık sonucumu. Düzenli yapılan çoğu toplantının genellikle bir amacı yoktur.
- Özel bir sebebi var mı ? Yok ise yapılmayabilir
- İçeriği ve ifade edilmiş hedefi var mı ? İçeriği belli olmayan, hedefi olmayan toplantılar tamamen kayıptır, genellikle en yüksek rütbelinin nutuk atmasına yarar.
- Toplantıda elde edilebilecek sonuçlar ölçülebilir mi ?
- Tek bir karar mı yoksa çok sayıda karar mı alınacak ? Karar alınmayacak ise ne yapılacak. Toplantının süresi bu kararlar için yeterli olacak mı veya uzun mu ?
- Karar vericiler salonda olacak mı ? Olmayacak ise dağılabilirsiniz.
Bunun gibi bir listeyi toplantı odanıza asarak başlayabilirsiniz.