Çoğu ERP projesi Fark Analizi (GAP Analysis) yapılmadığı için yavaşlar veya başarısız olur.

Bu seminerde Fark Analizini nasıl etkin kullanabileceğinizi göreceksiniz.

Tarih: 12 Haziran Perşembe
Saat: 10:00 ? 16:30
Yer: Pendik Green Park Hotel İstanbul
Ağırlama : Açık Büfe Öğlen Yemeği ve İkramlar
Konuşmacı: Cengiz Pak
Sertifika : Katılım Sertifikası
Seminer Notları : Evet
Örnek Yazılım : Freedom ERP
Kayıt için: 0216 360 65 60
cansu@temelteknoloji.com

Katılım Ücreti
250 TL + KDV ( KDV dahil 295 TL )
Temel Teknoloji Müşterileri ve Gemba Team Üyeleri 195 TL + KDV

Tüm Bonus Kartlara Peşin Fiyatına 6 Ay Taksit

ERP Projesi ile hedeflenen nokta ile mevcut durumun arasında bulunan farkı tespit etmek ve buna ulaşan yolu tarif etmek en temel uygulama yöntemidir. Buna Fark Analizi (GAP Analysis) denir.

Hedeflenen durum elbette yenilenmiş iş süreçleri içermeli ve bu iş süreçleri şirketi geleceğe taşırken aynı zamanda toplam maliyeti ve karmaşıklığı da azaltmalıdır. Bunun için hedefi sadeleştirmek olan Süreç Analizi çalışması yapılmalıdır.

Seminer İçeriği

Örnekler ile Fark Analizi nasıl yapılır
Fark Analizi ve ERP Projesinin İş Listesi
Yalınlaştırma bakış açısı ile Süreç Analizi
Örnek Süreç Analizleri ? Workshop

Seminere Kimler Katılmalı

ERP Proje Yöneticileri
Anahtar Kullanıcılar
Danışmanlar
İş Sahipleri

Banka Hesap Bilgisi

Türkiye Ekonomi Bankası (TEB) ? Temel Teknoloji Yazılım ve Danışmanlık ? Cengiz Pak
IBAN : TR570003200004200000097043

Bonus Kart?a Mail Order ile 6 Taksit yaptırmak için bizi arayın 0216 360 65 60

Eğitim ücretini kredi kartı ile ödemek için tıklayınız.

• ERP ve CRM Kardeşliği
• Proje bazlı çalışma ve neyin içinde ne var ?
• Ah bu sipariş üzerine üretim ah !
• Sipariş üzerine çalışan yerlerde ERP uygulaması üzerine ...
• Faaliyet Tabanlı Maliyet Sistemi Hakkında ...
• ERP yazılımı beyaz yakalı sayısını azaltır mı ?
• XYZ Programı hakkında ne düşünüyorsunuz ?
• ERP veya MRP kullanmamıza gerek var mı ?

Tıpkı bir çok ERP projesi gibi, her şeyden biraz var ama ortada bir şey yok.

Dikkat : Bu yazıyı ERP projesi gerçekleştirmiş, içinde yaşamış insanlar kolayca çözümleyecektir. Diğer kişiler omlet ile ERP arasında ilişkiyi kuramayabilir ancak onlar da böyle bir proje içine girdiklerinde muhtemelen beni anacaklardır.

Bu restoranın müşterilerden gelen talepler doğrultusunda çeşidini zaman içinde arttırmış olduğunu düşünüyorum.

Belki bir zamanlar balık lokantası veya pide yapan bir yerdi. Birgün bir aile geldi ve çocukları makarna ve köfte yemek istedi, başka bir zaman bir yabancı geldi ve şöyle acılı bir biftek yemek istedi, bir sabah birisi oturdu ve yiyecek ne var dedi … işte omlet belki o zaman menüye eklendi … sonra birisi sipariş alırken müşterinin riskini görmek istedi sistem de bir anda risk konusu ortaya çıktı … başka bir gün üretim planlamanın çizelgelemesi yok mu dendi … hop işte size çizelgeleme … diğer bir kullanıcı kendi kendine çalışan maliyetlendirme istedi … menünün derinliklerinde meğersem var mış …

Dünyada yazılmış bir çok ERP yazılımı muhtemelen böyle ortaya çıkmıştır, sonra bir kez veya iki kez daha büyük revizyon görerek bugünkü formlarına ulaşmışlardır. Hatta yan tarafta bulunan lokantayı da satın alıp menüye kağıtta kebap, humus, abagannuş ekler gibi insan kaynakları, demirbaş yönetimi de eklenmiş olabilir.

Şirketler ERP projelerine başlarken ekipler enerji dolu olurlar, neler neler planlarlar … Muhasebe, üretim planlama, maliyetlendirme, bakım, satınalma … hepsini bir araya getirecekler … Ama bir problem var, usta pide yapmayı biliyor ama biftek kösele gibi, makarna ise yapışıyor … Şimdi ne olacak ? Bir miktar müşteri kaybı doğal, bazı bölümler zamanla kendi beklentilerinin pek de başlangıçta hayal edildiği gibi olamayacağını anlamaya başlayıp kendi iç dünyalarına döndüler bile. Diğer yandan ERP proje ekibi devam ediyor ama toplantılar biraz daha tenha gerçekleşiyor.

Hedefe odaklanmak herkesin problemi, şimdi size desem ki “kişisel hedefiniz ne ?”, “şirketinizin hedefi ne ?” … Hemen cevap verebilir misiniz, bir de verdiğiniz cevaba giden bir yol var mı acaba ?

Mesela ERP projesi ile şirketinizin her noktasını tek veri tabanı etrafında birleştirmeyi hedeflediniz ama bundan yönetimin haberi yok veya onlar bu konuyu ilginç bulmuyorlar. Olabilir mi ? Evet, hatta çoğu kez böyle. Yönetimler ERP projesi ile yapılmak istenen şeyi ve bunun için kendi üstlerine düşeni pek anlamak istemezler. Bunun bir sebebi de bence projeler yönetime sunulurken çizilen çok geniş tablo. Yıllanmış yöneticiler öyle çabucak olacağı planlanan işlere pek inanmazlar.

ERP projesi gerçekleştirmek için sabır ve disiplin gerekir. Önce makarna kaç dakikada pişecek, bunu belirlemeli. Sonra ilk sos belki peynirli ama bence domatesli olan daha iyi. Peki domates sosunun içinde fesleğen olmalı mı veya sistem güvenlik stoklarını kendi kendine mi ayarlamalı. Enteresan bir konu bu, fesleğen koyarsak müşteri ne tepki verecek acaba, peki güvenlik stoğunu hammaddeler için otomatik hesaplayacak bir algoritma var mı ? Bunlar derin konular, biz şimdi güzel bir kıymalı sos yapalım, içine biraz soğan (ama güzelce kavrulmalı), biraz havuç (o da kavrulacak), sinirleri olmayan kıymayı da kavuralım, üzerine kırmızı domates (herkes sever) ve bırakalım pişsin. Siz yoksa kerevizli ahtapot sosu olmadan makarna yemeyenlerden misiniz …

Şu anda yürüyen sisteminizde tek eksiklik “satış siparişini alırken bir anda ihtiyacı hesaplayarak tedarikçilere sipariş gönderilmesi miydi ?”. Peki stoklarınız kayıtlarınız ile tutuyor mu ? Tutmuyor, ama sizce önemli değil öyle mi ? Enteresan, akşama limonlu – şekerli pizza yapalım da karnımız doysun öyleyse …

Hedef olmayınca böyle oluyor işte. Ulaşılabilir, gerçekçi hedef  olunca işler böyle sarpa sarmaz. Yöntemler, algoritmalar, uygulama disiplinlerine gereken önemi verirseniz akşama limonlu-şekerli pizza yerine şöyle bol peynirli, belki biraz sucuk, biraz jambon, zeytin falan olan güzel bir pizza yiyebilirsiniz. Afiyet olsun.

Ürünlerinizin size olan maliyetini bilmek, her birinin maliyet hedefi ile gerçekleşeni kıyaslamak, maliyeti yaratan unsurları izleyebilmek, müşterilerin isim isim karlılığını görebilmek ? Bunlara hızlı ve doğru sahip olduğunuz zaman şirketiniz daha verimli çalışacak, kurduğunuz yapı daha kalıcı olacak. Aksi gerçekleşiyor ise başından bir an bile ayrılamayacağınız, uyurken bile bir gözünüzün açık kalması gereken aylar, yıllar sizi bekliyor demektir.

Aşağıdaki noktaları gözden geçirerek ?Maliyet Sisteminizin? size ne kadar hizmet ettiğini değerlendirebilirsiniz :

- Bilgi, kaynağı yerine başka yerlerde, birden fazla kez işlem görüyor mu ? (Örneğin ?satın alınan malzeme depoda mı muhasebe odasında mı kayıtlara geçiyor, değişik programlara işleniyor mu ? ?)

- Farklı bölümlerin farklı yollar izleyerek hesapladığı maliyetleri var mı, yaklaşım farklılıkları toplantılarınızda konu oluyor mu ?

- ?Ama onların maliyetleri bizimkinden çok daha az? gibi cümleler şirketinizde işitilir mi ?

- Hangi ürünün size ne kadar kazandırdığını raporlarınızda görüyor musunuz ?

- Hangi müşterinizin size ne kadar kazandırdığını izleyebiliyor musunuz ?

- Kararlarınızı verirken bilgisayar sisteminizin maliyet sonuçlarını kullanıyor musunuz ?

- Maliyet sonuçları ve raporlarınızı kullanılamayacak kadar geç mi elde ediyorsunuz ?

- Hedef değerlerden sapma (varyans) analizleri yapabiliyor musunuz ?

- Sisteminiz maliyet azaltıcı aksiyonlar hakkında yol gösterici oluyor mu ?

- Çalışanlarınız sonuçlara güvenmeyip kendilerine göre ?hata payı? rezerve ediyor mu ?

Bu tip sorunları uzun süre yaşayan şirketlerin ne tip sorunları yaşayabileceğini konuşmamıza gerek yok; en iyisi biz beraber ne yapabileceğimize bakalım.

Şirketinizin maliyet haritasını çıkartarak süreçlerinizin iyileştirilmesi ve maliyet sisteminizi besleyecek kaynakların düzenlenmesini birlikte gerçekleştirebiliriz. Bunun için yazılım ekibinize destek olabilir, süreç analizi ve eğitimlerinizi gerçekleştirebilir, sistemin asıl sahiplerine denetlenebilen, sonuçları ile yön gösterebilen bir düzeni teslim edebiliriz.

Bu proje hakkında görüşmek istediğinizde cengiz@cengizpak.com.tr adresini kullanabilir veya (216) 360 65 60′dan temasa geçebilirsiniz.

Şirketinizin stoklarını bilgisayarlarınız bilemiyor, sürekli sayarak ilerlemeye çalışıyor iseniz beraberinde fazla veya eksik satınalma, doğru olmayan maliyet, zamanında yetişmeyen siparişler, bütün bunları toparlamak için israf edilen zaman gibi sonuçları yaşarsınız.

Dünya Klasında firmanın stok kayıt doğruluğu için alt limiti %95?tir. Diğer bir deyim ile 100 kalem stoğunuzun en fazla 5 tanesinin beklemediğiniz şekilde farklı çıkması ? İlk bakışta ne var bunda bizimki de böyledir herhalde diye düşünenlerden olabilirsiniz. Ancak eğer değil ise kayıplar yaşıyor ama bunları kayıt altına almadığınız için gündeminize de almıyorsunuz demektir.

Bu sorunu çözebilmek için firmalar genellikle bilgisayar yazılımı alırlar, barkod sistemi kurar veya kurunca bu sorundan kurtulacaklarını ümit ederler. Aradan geçen yıllarda firmalar bilgisayarlar aldı, yazılımlar uygulandı ama hala daha stok kayıt doğruluğu ciddi ve çözülememiş bir problem olarak gündemde; peki niçin böyle oluyor ?

Çünkü bu problem teknik bir problem değil, bir iş problemi. Bilgisayar ve yazılım ürünleri bu problemin çözümünde yardımcı olurlar ama tek başlarına bu sorunu çözemezler. Bunun kanıtı bugün şirketlerin büyük çoğunluğu için problemin hala daha geçerli olması, bu konuda verilen seminerlerin en çok sayıda kayıt alıyor olmasıdır.

Bütün yaşayan sistemler kendi hallerine bırakıldığı zaman minimum enerji harcayacakları pozisyonu elde etmeye çalışır, şirketlerde böyledir.

Yapılması gereken, pozitif enerji harcayarak şirketinizin entegrasyonunu ve dik durabilmesini sağlamaktır. İşte bunun için hedef olmalıdır ve bu hedefe doğru gidip gitmediğinizi gösteren performans kriterleriniz.

Net Hedefleriniz Var mı ?

Çalışma başlamadan önce firma hedeflerini net olarak ifade etmelidir, örneğin :

Teslim tarihlerinde % 50 – 75 azalma
Kalite maliyetlerinde % 45 – 55 azalma
Envanterde % 40 – 60 azalma
Kullanılan alanda % 40 – 60 azalma
Yeni ürün geliştirme zamanında % 30 – 50 azalma
Üretim maliyetlerinde % 20 – 40 azalma
Malzeme maliyetlerinde % 5 – 20 azalma

Yukarıdakiler birer hedeftir, bu aşamada firmanın yazılım ihtiyaçları henüz gündemde
değildir.

Kavram ve Metodları iyice sindirmelisiniz

MRP / ERP projelerinde birçok kavram ve metod kısaltmalar ile anılır ve bir süre sonra anlamları unutulur ama kendileri kullanılır. Firmaların hedefi bunlardan birini (MRP, MRP-II, JIT, KANBAN, MES, ERP, TQ, SM vs?) uygulamak değildir, bu kavram ve yöntemler Dünya Klasında Üretici olabilmek için sadece birer araçtır.
Kavram ile metod?un farkını anlamak ve çalışmaları bu bilgi zemini üzerinde yürütmek son derece yararlıdır, aksi takdirde JIT?mi MRP?mi gibi cevabı olmayan sorular arasında kaybolursunuz.

Entegrasyon kolay iş değildir

Bu tür bir uygulama bir başkasının sizin adınıza yapabileceği türden değildir. Bu nedenle, şirket dışından veya günlük operasyonunuzdan haberdar olmayan ekiplere teslim edilemez.

Nedense bazı şirketler MRP/ERP çalışmalarını mühendislik veya bilgisayar çalışması gibi görürler, halbuki böyle değildir. Çalışmanın hedefi, şirketinizin iş yapma biçimini çağın gereklerine uyarlamaktır. Bunu da en iyi siz yapabilirsiniz. Dikkat edilmesi gereken, operasyonu iyi bilen insanların çalışmalara dahil edilmesidir, boş vakti olanların değil.

Bazı şirketlerde ise konu açık tartışma ortamında değerlendirilmeye çalışılır, halbuki değişim kararı tartışmaya açık olmamalıdır. Karar verilir ve harekete geçilir; ancak bütün gerekçeler ve hedef herkese anlatılmalı ve anlaşılması sağlanmalıdır.

Siz bir komutanın bütün ordusu ile tartışıp, sonra da kararı oya sunduğunu hiç gördünüz mü ?

Gerçek ile yüzleşin, ne kadar çok boşuna iş yaptığınızı öğrenmek sizi üzmesin

İşletmelerin bugünkü performans ölçeklerine göre ortada hiç bir problem
görünmeyebilir, ancak görünmemesi olmadığı anlamına gelmez. Bu nedenle yeni
performans ölçekleri kullanılmalıdır, örneğin herhangi bir operasyon veya prosedür için
şu tip sorular sorulmalıdır :

Bu işlem envanteri azaltıyor mu ?
Satış gelirini arttırıyor mu ?
Masrafları düşürüyor mu ?

Yukarıdaki üç soruya?da Hayır cevabı alıyorsanız o yapılan iş veya prosedürün sebebi iyice araştırılmalıdır. Belki bu aşamada şu düşünülebilir, ?yapıyoruz çünkü müşteri memnuniyeti için gerekiyor?; ancak bu durumda da satış gelirimizi etkilemesi gerekmiyor mu?

Sorgulayacağınız işlem herhangi bir şey olabilir. Örneğin imalatı süren bir iş emrinin parçalarını fork-lift ile başka bir yere taşıyıp arkadan gelen ?acil? işe yer açmak işlemi için bu soruları sormak gibi.

Kanunlar tarafından emredilenler dışında herşeyin değiştirilebileceğini ve şirketinizin amacının para kazanmak olduğunu lütfen unutmayın. Şirketinizi sebebi unutulmuş, hedefi olmayan işlem ve prosedürlerden kurtarmak sizin göreviniz.

Klasik ölçekler size yetmeyebilir

Şimdi Klasik performans ölçeklerimizi (hepimizin çok kullandığı) bir gözden
geçirelim, bunlar :
Net Karlılık
Yatırım karlılığı
Nakit Akış
Lokal iyileştirme ve maliyet muhasebesi

Bunlar çok global ölçeklerdir ve bir çoğu bizi hatalı yerlere götürebilir. Örneğin bunlara
bakıp teslim tarihlerinizin kısalıp kısalmadığını, darboğazınızın fiyatını, hatta malzeme
maliyetlerinin azalıp azalmadığını bile göremezsiniz.

İşte bu yüzden yeni, farklı ölçeklere ve sorgulama biçimine ihtiyacımız vardır, bunlar:

Süre
Süre varyansı
Katma değer sağlama
Bottleneck – Non Bottleneck
WIP ve Mamul envanteri (hammadde değil)

gibi kavramları içerirler. Her firma ölçeklerini kendi oluşturabilir, ölçeklerimiz yukarıdaki
hedeflere hizmet etmelidir.

Sessiz çoğunluk sizi iktidara getirebilir veya götürebilir, anahtar onların elindedir

Yapılan araştırmalara göre çalışanların %5?i değişime çok açık ve çok isteklidir, bir diğer % 5 ise değişime açık olarak direnir. (Bu oranlar yaklaşık sayılardır).
Geriye kalan %90 ise sessiz çoğunluğu oluşturur, bu grup ne karşı ne de taraftardır, bir köşede kimin galip geleceğini seyretmekte, konuyala pek de ilgilenmemektedir.

İşte çalışmanın başarısı bu büyük grubu harekete geçirmekte yatar. Ancak çoğu firma bu grubu ihmal eder ve istekli gruptan bir kaç kişiyi eğitimlere gönderir ve çalışmanın iskeletini oluşturmak ister.

Neyin, niçin yapıldığının anlaşılmadığı ortamlarda süre uzar, uzayan süre çalışmayı hedefinden uzaklaştırır ve muhtemelen sonu gelmeyen bir proje olarak kayıtlara geçer ve bir gün herkes unutur. Halbuki kaybedilecek zaman yoktur, süratle sessiz çoğunluğu harekete geçirmeli, sistemin parçası haline getirmelisiniz.

Aman, kısır döngülere dikkat

Üst yönetim desteklemiyor & çalışanlar katılmıyor kısır döngüsü kırılmalıdır.
Her iki taraf için de, ne yapınca desteklemiş olacakları ve ne yapmayınca engellemiş olacakları açıkça ifade edilmelidir.

Bu tip çalışmalarda üst yönetim yönlendirici ve destekleyici olmalı, bu tavrını çalışanların yetki ve sorumluluklarını arttırarak göstermelidir.

Üst yönetime düşen bir başka görev de örnek olmaktır. Eğer çalışanlar eğitim toplantılarına katılıyor ise üst yönetim herkesten önce orada olmalı, başı çekmelidir.

Ancak yapılan genellikle bunun tersidir, üst yönetim çok meşgul olduğu için toplantılara gelmez; onlar bu çalışma ile düzene sokulması düşünülen işler ile ilgilenmektedir.

Şirketin gelecek 10 yıl?da nasıl çalışacağına karar verilirken içeride olsalar daha iyi olmaz mı ?

Bazen bir katalizör (danışman) gerekebilir

Uzun sürebilecek tartışmalara engel olabilmek ve herşeyi tarafsız bir bakış açısı ile gözden geçirebilmek için uygun ortam yaratılmalıdır. Bunun için prensip olarak iki yol vardır.
* Endüstriyel danışman kullanımı
* Firma içinde çapraz takım oluşturma

Bu sayede, bilindiği varsayılan süreçlerin, kuralların ve prosedürlerin herkes
tarafından gerçekten anlaşılması sağlanmış olur. Aksi takdirde bugünkü düzeninizi
bilgisayar ortamına geçirmekten başka bir şey yapamazsınız, üstelik yıllardır kök
salmış informal düzeninizi (kurtulmak istediğiniz) bilgisayar ortamında
canlandırmak için enerji harcamış olursunuz.

Hiç bir danışman sizin işinizi sizden iyi bilemez, işte bu yüzden önyargısız olarak
sorgulayabilir. Bu sorgulamaya cevaplar üretirken doğruyu gene siz bulacaksınız
ama bazen bir ateşleyici gerekli olabilir.

MRP/ERP çalışmalarının bazı işletmelerde çok kısa bazılarında ise çok uzun sürmesinin ardında genellikle yönetim becerileri veya hataları yatar. İşletme kendi içinde informal sistemi besliyor, yöneticiler de buna göz yumuyor ise
o işletmede sistematik bir yöntemi hayata geçirmek güçtür.

Dünya Klasında Üretici olmak ve sonuçlarından yararlanmak isteyenler bizce mutlaka sistematik yöntemleri izlemeli, kendi içlerindeki entegrasyona çok önem vermelidir, sadece çalıştıkları iş kolunda ?0? rekabet olanlar bir süre daha bu konularla hiç ilgilenmeme lüksüne sahiptir.