CengizPak.com.tr » İsraf

7 israf yöntemini ofis ortamına nasıl uygulayabilirsiniz ?

Cengiz Pak — Sun, 23 Jun 2013 02:37:43 +0000

7 İsraf (7 Waste – Fazla Üretim, Fazla Stok, Taşıma, Kusurlu Üretim, Gereksiz İşlem, Gereksiz İnsan Hareketi, Bekleme), üretim alanında değer katmayan işlemleri sınıflandırma ve inceleme yöntemidir. Aynı yöntemi ofis içinde de uygulayabilirsiniz.

İsrafın eliminasyonu en temel iyileştirme yöntemidir. Yoğun ve baskı altında çalışanlar bu tip yöntemleri çoğu kez ve hatalı olarak “fazla teorik” görürler; yöntemlerin faydasını onaylamakla birlikte “onların kendileri için değil, başkaları için olduğu” inancı içinde olurlar.

İsrafın eliminasyonu bir çok yöntemin uygulanması ile mümkün olabilecek bir sonuçtur. Gerçekleştirebilmek için hem yöntemler hakkında bilgi edinmeli hem de bıkıp usanmadan uygulamaya çalışmalısınız.

İsraf 1 : Fazla Üretim

- Gereğinden fazla bilgi ve döküman üretimi, gereğinden fazla detay.
- Müşterinin tam olarak ne istediğini bilmeden veri üretmeye çalışmak

İsraf 2 : Gereksiz Stok

- Gereğinden fazla dökümana sahip olmak, ekstra kopyalar, ekstra dosyalar (örneğin farklı yöneticiler için farklı dosyalar).
- Gereksiz ofis malzemesi, yıllarca kullanılmayacak ekipman veya dökümanların depolanması

İsraf 3 : Taşıma

- Bir yerden bir yere bilgi ve malzemeleri aktarma sonra geri aktarma
- Birden fazla inceleme ve onaylama için dolaşmak
- Kötü ofis tasarımı ve merkezi arşivuygulamaları ile dosya ve belgelerin sık ve uzun mesafelerde taşınması

İsraf 4 : Kusurlu Üretim

- Hatalı veya eksik bilgi içeren, kullanılamaz çalışmalar, raporlar hazırlamak
- Standard ofis formları kullanmayıp her seferinde yeni tasarımlar yapmak
- Prosedürlerin yaşamasını temin edecek “kontrol listeleri kullanmamak”
- Ne istendiğini iyi tanımlamamak

İsraf 5 : Gereksiz İşlem

- Müşterinin veya Kullanacak olanın karşılığını ödemeyeceği, fazladan iş yapmak
- Fazla sayıda inceleme
- Fazla sayıda onay
- E-mail gönderirken cc kullanmak
- Toplantılara ek insanlar davet etmek

İsraf 6 : Gereksiz İnsan Hareketi

- İşin tamamlanması için gerekmeyen hareket yapmak
- Devamlı kullanılan nesneleri çalışma ortamında bulundurmamak
- Dosya ve çekmecelerin içinde ne olduğunu belirlememek ve sürekli bir şey aramak

İsraf 7 : Bekleme (Boşa Geçen Zaman)

- Bir insanı, cevabı, cihazı, bilgiyi beklemek.
- Arızalı bir cihazın bekleme yaratması
- Elemanların çapraz eğitimi olmadığı için meşgul olan birinin yerini alamamak ve boş beklemek.

Siparişi Takip Ediyor Olmak İsraf Sayılır mı !

Cengiz Pak — Thu, 25 Feb 2010 14:50:13 +0000

Bilirsiniz bazen bir şeyin ne olduğunu tarif edebilmek için saçma sapan sorular sormak yardımcı olabilir. Bu tip yaklaşımlara bugünün canı burnunda profesyonelleri “gerçekçi olmayan şeyler ile vakit kaybetmeye gerek yok” diye tepki verirler (çoğunlukla, saçma sapan düşünecek isek biz de saçmalayabiliriz, ne var bunda şeklinde …). Peki gerçek nedir ? Ya da kime göre gerçektir kime göre değil ? …

Bir siparişi niçin takip ederiz, işte size 3 sebep

1 ? Siparişin bulunduğu pozisyonu tespit etmek

Gecikmesiz, düzgün çalışan teşkilatlar için bu konuda kaynak harcamak boşunadır ancak müşteriye farklı bir tatmin sağlıyor olabilir (DHL,Fed-Ex takip sistemleri bunu yapar, her aşamayı internet üzerinden izleyebilir, kutunuzun size doğru yaklaştığını hissedebilirsiniz). Örneğin bir üretim siparişinin müşteriyi bilgilendirmek için izlenmesi artık nerede ise mutlaka gereklidir, ancak dikkat ederseniz bu işe harcanan kaynak ?siparişin tamamlanma süresi kısaltıldıkça azalmış olacaktır?. Kısacası süre kısalır ise masrafınız azalır, masrafınızın azalması iyi bir şey olduğuna göre izliyor olmanızın ne anlama geldiğini size bırakıyorum.

2 ? Sipariş maliyetini tespit etmek

Siparişi operasyon operasyon izleyip adım adım maliyetini oluşturmak ve izlemek yönetiminiz açısından gerekli ve şart olabilir. Kısacası ne kadar az adım ile takip ve kontrol edebiliyor ise o kadar az zaman ve kaynak harcayacağımıza göre amaç süreyi kısaltmak ve takip etmeyi gereksiz hale getirmek olamaz mı ?

3 ? Siparişin teslim tarihini kaçırmamak

Çok satılan Yıldız Ürünler ile Özel Takip Edilmesi Gerekenler ayrılırsa teslim tarihi izleme gereksinimi de azalacaktır. Yıldız ürünlerimizi basit ve periyodik bir mekanizma içinde teslim etmek, sadece az satılan ürünlerimizi özel takip etmek toplam verimliliğimizi arttıracaktır. Her şeyi özel bir sipariş gibi planlamaya çalışma israftır. Bu konu hem satarken hem de alırken geçerlidir. Örneğin “tedarikçi tarafından yönetilen stok” bize önemli bir operasyonel kolaylık sağlamanın yanısıra büyük tasarruf da sağlayabilir.

Görüldüğü gibi her şey Siyah – Beyaz değil. Örneğin siparişleri takip etmek için harcadığımız iş gücünü azaltmak için bu işi bir B2B sistemine devredebilir, üstelik bu sayede müşteri memnuniyetini de arttırmış olabiliriz (çünkü B2B sisteminiz yemeden, içmeden 24 saat çalışıp müşterinizi bilgilendirebilir).